ReFIS – business-management software. What does it do?
Information system ReFIS helps business owners and directors manage
their companies professionally. It will become an irreplaceable tool for project managers, department managers
and other managing employees.
It facilitates work of finance directors.
ReFIS helps the company to stay organized, supporting the following needs of the company:
- Financial Planning
- Cash-flow Management
- Controlling & Costing
- Electronic Workflow
- Automated Billing
- eRegistry
- Other Modules and Functions
Financial Planning
Company and project budgets. Individual planning for each department. Simple comparison of plan vs. spending.
- create and update budgets,
- find elaborated data outputs for financial planning for company operations, and for unexpected events,
- find elaborated data outputs for financial planning of specific orders (plan receipts and expenses related to a specific order or a project),
- track the budget spending (ReFIS compares planned expenses and incomes with real expenses and incomes). An employee can follow up budget spending for his department, or for the whole company (depending on assigned user permissions),
- monitor the history of budget changes (every modification made during the planning is registered, and it is possible to track changes of the planned budget and its gradual development)
Cash-flow Management
When and how much do you need to pay or you get paid? How much will the account turnover be? How much do you have to borrow?
- tabular and graphic cash-flow management by days, weeks or in real time,
- all claims and liabilities, selected claims and liabilities – by organizational unit, by supplier etc.,
- claims and liabilities organized before due date/overdue; unpaid organized by due date etc.
- payments for claims and liabilities,
- register of contracted / one-off incomes and expenses (needed to manage cash-flow, as well as groundwork for correct invoicing)
Monitoring Incomes and Expenses
(controlling, costing) - How much does it cost to run your car fleet? How much do accountancy and IT cost? How much did a project earn the company?
- monitoring real expenses for the running of the company in a detailed structure (this data enables optimization of spending on the company; it provides the answer to the question how much each employee, car, asset, project, or a department cost),
- current and final real incomes and expenses for specific orders in a detailed structure,
- profitability rate of orders, customers, subcontractors, sales representatives etc.,
- supporting Treasury:
- provides data on loans, credits, their current status and installments,
- provides data about how much money and in what currency is currently available, and where they are put; what is their total value in EURO or other currency,
- provides data about where or with whom the company money is, including subsistence paid to employees, withdrawals from bank accounts or petty cash balances.
Electronic Workflow
Invoices, orders, contracts and their approving. Information and scans of documents available on your mobile.
- contains electronic version of documents (invoices or orders) with the possibility to attach scanned document,
- supports approving process, replaces slow paper workflow of documents,
- an approver sees only documents he should approve,
- possibility to define automatic flow of documents (approving hierarchy), at the same time the possibility to switch on the delegation mode during absences,
- complete package of financial documents (pricelists, purchase requests, proofs of delivery, take-over protocols, payment orders), and support of relevant processes (tenders, project progress, etc.)
- connection to other information systems - single manual entry of documents.
Automated Billing
Complete billing system provides everything from sending a pro-forma invoice and invoice to your customers, to reminder SMS for unpaid invoices.
- automated issuing of documents under pre-set rules (invoices, pro-forma invoices etc.) at the pre-defined time,
- defines amount to be invoiced from contract, by pre-defined parameters, or based on data from an external system,
- sends all documents by email,
- surveillance over document payment. If the document is not paid, sends automatic reminders, (email, SMS).
eRegistry
Centralized registry for all documents with automated processing (OCR) of invoices or orders to save your time and minimize errors.
- ability to read documents from multiple sources: mailbox (i.e. invoices@yourcompany.com), from scanner, shared drive, etc.,
- automated OCR (Optical Character Recognition of scanned documents) shifts a document into electronic format without the necessity of manual inputs,
- documents in structured electronic formats (i.e. ISDOC, EDI) are automatically recognized and ready to be imported.
Other Modules and Functions
Standard license for ReFIS includes many other modules which can be added upon customer`s request.
- Financial modules offer:
- background documents for financial and investment decisions
- background documents for decisions about changing, liquidating and usage of real company assets
- background documents for decisions on company, assets or employee insurance
- background documents for making price offers, or for pricelist creation
- data for rewards scheme of project managers, sales representatives and similar positions
- automated KPI tracking and evaluation
- Module Assets serves for registration of company assets (expiration dates, location, hand-over protocols, etc.)
- Module Warehouse
References
ReFIS was implemented in a diverse portfolio of companies from several industries. The selected
references can be found bellow, for case studies from your industry please contact us.
ReFIS was implemented in a diverse portfolio of companies from several industries. The selected references can be found bellow, for case studies from your industry please contact us.
SkyToll, a.s.; Bratislava
„ReFIS používame ako nástroj pre sledovanie plánu spoločnosti, porovnávanie plánu so skutočnosťou, či už na
úrovni mesačnej ako aj YTD, pričom je možné realizovať členenie aj podľa nákladových stredísk. ReFIS je
integrovaný s inými informačnými systémami v spoločnosti. ReFIS tiež používame ako nástroj pre schvaľovací
proces došlých faktúr v systéme, kde e-mailovými notifikáciami upozorňuje v pravidelných intervaloch
zodpovednú osobu o povinnosti schváliť príslušný doklad. Pri konfigurácii toku dokumentov je možná detailná
špecifikácia zadania budúcim používateľom systému.
Samotná komunikácia s prevádzkovateľmi systému je na
vysokej úrovni, reakčná doba je rýchla, či už chceme komunikovať telefonicky, e-mailom, prípadne na osobnom
stretnutí.“
Prevádzkový riaditeľ Ing. Karol Morár a finančný riaditeľ Michal Gajdzica; Skytoll, a.s.,
Bratislava
Základné informácie o zákazníkovi: SkyToll prevádzkuje jeden z najmodernejších elektronických mýtnych systémov na svete, ktorý radí Slovensko medzi lídrov v oblasti
elektronického výberu mýta v celosvetovom meradle. Systém pokrýva vyše 17 700 kilometrov vymedzených úsekov diaľnic,
rýchlostných ciest a ciest I., II. a III. triedy.
VERTICAL - INDUSTRIAL, a.s.; Bratislava
VERTICAL - INDUSTRIAL, a.s. je líder v špecifickej oblasti stavebníctva: v diagnostike, výstavbe, opravách a
údržbe výškových priemyselných stavieb (priemyselné komíny, silá, atď). Spoločnosť využíva viacero
modulov ReFISu: od plánovania, cez riadenie toku peňazí až po sledovanie skutočných výdajov/príjmov na
prevádzku firmy v detailnom členení. S evidenciou dokladov spoločnosti pomáha modul na elektronické
schvaľovanie faktúr, objednávok a iných dokladov.
V rámci modulu Platby sú sledované aj zálohy poskytnuté zamestnancom, úvery, pôžičky, stavy účtov a
pokladní.
ReFIS sa v spoločnosti stal nosným informačným systémom pre riadenie peňazí firmy a nahradil neefektívnu
prácu s množstvom MS Excel súborov a náročné dolovanie dát z účtovníctva. Poskytuje okamžite každému
zamestnancovi potrebné finančné informácie pre rozhodovanie.
PPC Investments, a.s.; Bratislava
„Spolupráca pri implementácii prebiehala štandardným spôsobom. Najprv konzultanti dodávateľa detaily konzultovali osobne. A keď bola pochopená logika, činnosť našej spoločnosti a požiadavky na systém - naimplementoval sa zakúpený systém ReFIS na tejto báze.
Z pohľadu zaradenia aplikácie do spoločnosti bol štart a realizácia projektu zvládnutý vo veľmi krátkom čase, čo bolo podmienkou pri podpise zmluvy.
Ďalšie nadstavby sa realizovali postupne, a to s primeraným časom zavedenia systému do praxe. Na záver hodnotíme spoluprácu za veľmi dobrú až ústretovú voči klientovi za čo patrí pochvala celému tímu dodávateľa.“
Obchodný riaditeľ Ing. Dušan Hrušovský; PPC Investments, a.s.,
Bratislava
Základné informácie o zákazníkovi: Skupina firiem združených okolo PPC Investments, a.s. prevádzkuje
elektráreň s kombinovaným paroplynovým cyklom. Do komerčnej prevádzky bola elektráreň uvedená v auguste
1998. Výroba energie je založená na báze spaľovania zemného plynu. Vzhľadom na technické parametre
a regulačné schopnosti elektrárne zaujíma spoločnosť významné miesto medzi producentmi elektriny a tepla
na Slovensku.
Towercom, a.s.; Bratislava
Towercom, a.s. je poskytuje terestriálne, satelitné televízne a rozhlasové vysielanie na celom území SR. Okrem ponuky vysielacích služieb, spoločnosť rozšírila svoje služby o distribúciu modulačných signálov, mobilné prenosoy, poradenstvo, konzultačnú činnosť a frekvenčné plánovanie pre oblasť vysielania.
Tatra banka, a.s.; Bratislava
Tatra banka vznikla v roku 1990 ako prvá súkromná banka na Slovensku. Neustále zameranie banky na inovácie viedlo v roku 2015 k spoločnému projektu, ktorého cieľom je zlepšiť systém práce s peniazmi v malých a stredne veľkých firmách s využitím informačného systému ReFIS.
o